Videoconferência - uma ilustre desconhecida
Algumas vezes nos espantamos ao ver as projeções sobre novas tecnologias e sua velocidade de absorção pela comunidade. Muitas dessas projeções são fortemente influenciadas pelos detentores da tecnologia e fabricantes os quais, para gerar uma motivação de mercado, superestimam essa velocidade e procuram "fabricar" utilidade e enfatizar a tecnologia em si, o que não corresponde geralmente às expectativas dos usuários.
A videoconferência tem tido uma evolução muito particular nesse cenário. Tratando-se de uma tecnologia que já possui mais de 2 décadas e pouco mais de 15 anos em comercialização plena, ainda hoje é um recurso muito sub-utilizado quando comparado com seus reais benefícios, particularmente no Brasil, que é onde focaremos este texto.
Duas das maiores dificuldades originais de implantação de videoconferência no Brasil atualmente estão contornadas: altos custos de equipamentos e a reduzida oferta de linhas comutadas digitais. Os equipamentos baixaram significativamente de preços, ao mesmo tempo que a qualidade de imagem e som tiveram melhora substancial, e já há uma oferta considerável de linhas comutadas digitais pelas diversas operadoras.
Como a abordagem será na utilidade do recurso videoconferência e não na tecnologia, não serão discutidas as diversas formas de transmissão.
Desde o início a videoconferência teve, por parte dos fornecedores, um enfoque elitista, posicionando-a como um recurso para a alta administração das empresas, com salas suntuosas, quase como estúdios de TV.
A composição dos custos totais de aquisição de equipamentos e de preparação de salas, aliada à aparente necessidade de operadores especializados, fez com que a videoconferência fosse um recurso para poucos.
Quando era responsável por telecomunicações de uma indústria automobilística, ao implantar videoconferência no Brasil (há 7 anos atrás), adotei o conceito de desmistificar a mesma, instalando os 4 equipamentos no Brasil em salas comuns de reunião, assim como os da Argentina.
Obviamente cuidados especiais como: reforço de iluminação, melhoria do isolamento acústico e minimização de eco e reverberação foram tomados (essas medidas representaram um custo máximo por sala de R$4.000,00).
Desta forma as salas se pareciam com as salas de reunião comuns e eram utilizadas como tal. Para a videoconferência, o equipamento e seu monitor operavam como se fossem uma janela através da qual se conversava com os interlocutores, que estavam a dezenas ou milhares de quilômetros de distância.
Em outras palavras, o conceito era utilizar a tecnologia de forma totalmente transparente. Para tanto, oferecemos um treinamento básico aos principais usuários (inclusive o presidente da empresa) os quais operavam sozinhos durantes as sessões, preservando o sigilo das mesmas.
Assim, rapidamente o número de usuários e sessões foi crescendo atingindo a casa de mais de 300 horas mês de utilização, gerando economias substanciais.
Este é outro ponto crítico, a videoconferência não pode e nem deve ser olhada exclusivamente pelo lado econômico, o qual é inegável, fazendo-se algumas pequenas contas, mas sim por outros fatores, dentre os quais abordarei alguns.
Racionalização do tempo e custos - as empresas trabalham com quadros gerenciais e profissionais bem ajustados às suas necessidades e o tempo gasto em deslocamentos reduzem em muito sua efetividade. Se considerarmos que o tempo gasto em uma viagem ida e volta de São Paulo ao Rio de Janeiro dificilmente se faz em menos de 4 horas (considerando-se os pontos iniciais e finais sem outros contratempos como clima, congestionamento aéreo, etc.), vemos que um deslocamento de um grupo maior gera um grande consumo de recursos. Mas também devemos considerar o tempo gasto de deslocamentos dentro das grandes cidades, como São Paulo, onde a ida e volta entre certos pontos da cidade, costuma tomar 1 hora e meia, ou mais.
Maior quantidade de participantes - devido ao alto custo das viagens e do tempo perdido em deslocamentos, muitas vezes os participantes de certas reuniões, ou treinamentos, são em número inferior ao que seria desejável. A videoconferência permite a participação de maior quantidade de pessoas, sendo que as que se deslocam para o outro local são apenas as que necessitam estar presentes fisicamente aos mesmos. Para muitas reuniões em que os altos executivos da empresa deveriam participar, ainda que por poucos instantes, a videoconferência é uma excelente solução poupando o tempo destes em deslocamentos de pouca utilidade.
Objetividade - por tratar-se de recurso compartilhado e com uma agenda para utilização um pouco mais rigorosa, a videoconferência contribui para que as reuniões sejam mais objetivas e de duração mais reduzida, aumentando a produtividade.
Comprometimento - as reuniões por videoconferência costumam gerar um maior comprometimento entre os participantes, principalmente se os mesmos optarem pela gravação das sessões para registro dos temas abordados. Isso, para determinados assuntos apresenta um importante valor agregado. Em relação à foneconferência, o grande ganho é o dos interlocutores estarem identificando a linguagem corporal ("body language") dos participantes aumentando a credibilidade das afirmações e negações.
Segurança pessoal - devido às recentes preocupações adicionais sobre a segurança nas viagens houve um aumento significativo na procura dos serviços de videoconferência. Apesar de que este aspecto é extremamente sensível de ser tratado, sem dúvida o uso desse recurso diminui sobremaneira os riscos pessoais do pessoal envolvido.
Agilidade - temas que necessitam de pronta resposta e que aguardariam a realização de viagens para uma reunião "face a face" podem ser tratados total ou parcialmente de forma imediata.
Enfim, há vários outros ganhos nesse processo que seria possível alongar-se demais.
Alguns poderiam questionar dizendo que a qualidade da imagem não é como a de uma TV comercial e, em situações especiais, podem aparecer alguns pequenos borrões quando há gestos bruscos.
Isso é verdade, principalmente para quem utiliza equipamentos mais antigos, pois os equipamentos mais recentes possuem uma excelente qualidade de imagem comparada com os anteriores. A videoconferência com equipamentos especialmente fabricados para esse fim têm qualidade de imagem infinitamente superior àquelas da comunicação feita com Web câmeras via Internet.
Não vamos nos esquecer também de que para a transmissão de imagem de qualidade de TV comercial os equipamentos custam milhões de dólares e utilizam uma capacidade de transmissão da ordem de 100 a 500 vezes superior à da videoconferência, o que tornaria seu custo proibitivo.
Porém, algo que os fabricantes de equipamentos costumam priorizar é a qualidade do som, pois este jamais poderá ser penalizado em benefício da imagem. Um som de baixa qualidade torna a reunião desconfortável e de baixa produtividade.
Recomenda-se que todos experimentem a videoconferência, ao menos uma vez, para aferir sua importância, conforto na utilização e produtividade. Caso encontrem resultados satisfatórios, assim como vários milhares de empresas o fizeram, passem a utilizá-la locando equipamentos ou salas, ou ainda, adquirindo seus próprios recursos.
Finalizando, cito algumas outras aplicações de videoconferência, além das reuniões técnicas e administrativas: entrevistas de seleção para candidatos que residam ou estejam em outras localidades, treinamento de pessoal em localidades remotas, educação à distância com cursos de alto custo (MBA por exemplo), telemedicina e outras.
Edison R. Morais
voltar